Saiba como otimizar a gestão de eventos recorrentes

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Posted on October 22, 2019

Autor Convidado: Guia de Investimento

Os eventos corporativos estão cada vez mais em alta, devido às inúmeras vantagens, como por exemplo, a possibilidade de exposição de um produto e/ou serviço para mais públicos, as facilidades para encontrar parceiros de negócios e o aumento da credibilidade da marca no mercado. No entanto, é preciso saber como otimizar a gestão de eventos recorrentes, para que as confraternizações corporativas sejam cada vez mais eficientes e tenham qualidade.

Além disso, preparar um evento, por menor que seja, é algo que demanda tempo e paciência. Afinal, é preciso pensar em todos os detalhes, desde a estrutura do ambiente, até os tipos de cadeiras para eventos que serão usadas. Portanto, uma gestão prática e eficaz é a chave para um evento de sucesso.

O método PDCA para eventos

O método PDCA para eventos foi idealizado por estatísticos norte-americanos em meados da década de 1950 e, até hoje, ele é conhecido como uma das formas mais eficientes para melhorar resultados em confraternizações e festas corporativas. Para entendê-lo melhor, é preciso identificar as siglas, que são:

  • P (planejamento, ou plan, em inglês);
  • D (execução, ou do, em inglês);
  • C (verificação, ou check, em inglês);
  • A (atuação corretiva, ou action, em inglês).

Sendo assim, deve-se aplicar o PDCA em etapas, para a concretização do evento recorrente.

Primeira etapa: P

A primeira etapa refere-se à letra P, de planejamento. Esta é a fase de preparação do evento, ou seja, definição de objetivos, metas e os principais recursos a serem utilizados. 

É aqui que os organizadores de eventos deve definir pontos, como as pessoas essenciais para a pré-produção do evento, qual é o público-alvo, o local e a data.

Na etapa de planejamento, também é importante verificar os recursos necessários para tirar o ideia do papel. Por exemplo, verifique a necessidade de ter uma montadora de stands SP e região para a instalação de estruturas no local, bem como o espaço definido para a montagem, se o local é aberto ou fechado (ver condições climáticas para data do evento), entre outros aspectos.

O planejamento também inclui a identificação de qualquer problema durante a produção e execução do evento, para ser possível ofertar soluções e minimizar os efeitos. Ou seja, imagine que os eventos corporativos recebem todos os tipos de pessoas, portanto, é essencial verificar se o espaço terá placas de acessibilidade para portadores de deficiência física, ou se há rampas de acesso. Se não tiver, é responsabilidade do organizador já se prevenir quanto às melhores formas de evitar ocorrências.

Para a organização da etapa de planejamento, recomenda-se que o organizador de eventos responda a 6 perguntas básicas:

  • O que será feito?
  • Por que será feito?
  • Onde será feito?
  • Quando será feito?
  • Por quem será feito?
  • Como será feito?

Essas questões irão nortear toda a elaboração do plano de ação do evento, facilitando a gestão e evitando contratempos durante a execução.

Segunda etapa: D

A segunda etapa refere-se a implantação de todos os recursos planejados anteriormente. Isto é, aqui a organização deve executar o plano de ação para a concretização do evento recorrente.

É importante notar que, nesta fase, é preciso contratar todos os serviços necessários, que foram descritos durante o planejamento. 

Assim, caso seja necessário fazer a montagem de quadros elétricos, verificar sistemas de distribuição de energia, alugar um gerador, ou instalar qualquer estrutura metálica, isso será feito na etapa D.

Terceira etapa: C

A terceira etapa refere-se a letra C, de check, verificar. Nesta fase, é preciso acompanhar todas as realizações das metas e objetivos, além do cumprimento do plano de ações. Dessa maneira, tem-se a certeza de que todo o planejamento está sendo cumprido, para melhor gestão do evento recorrente.

Quarta etapa: A

A quarta etapa, A, de atuação, diz respeito à análise do evento, ou seja, se todos os objetivos e metas descritos no plano de ação foram cumpridos. Em geral, esta fase pode ser dividida em dois aspectos:

  1. Quando a meta não foi atingida: verifique o que não deu certo no evento, reveja as causas e desvios que comprometeram a eficácia do plano de ação. Com essa análise, será mais fácil identificar os erros e cuidar para não cometê-los novamente.
  1. Quando a meta foi atingida: verifique quais as possíveis melhorias podem ser aplicadas para alcançar resultados ainda melhores. 

Dicas básicas para otimizar a gestão de eventos

Uma forma de otimizar a gestão de eventos é adotar ferramentas tecnológicas que ajudam na execução do plano de ação, bem como na análise de estratégias e organização de recursos, etapas e pessoas. Através da tecnologia, é possível melhorar o desempenho do evento corporativo, além de administrar melhor toda a gestão de recursos.

Além disso, algumas ferramentas atuais podem ser integradas diretamente a outros softwares usados no evento. Assim, caso o espaço conte com uma portaria virtual diferenciada, o organizador do evento poderá ter acesso ao recurso e, assim, conferir em tempo real a entrada de pessoas no local. É interessante realizar uma pesquisa de portaria virtual preço, e verificar todos os custos viáveis para o evento. 

Ademais, há outros recursos interativos que permitem melhorar a gestão e organização dos eventos, entre eles:

Hub de comunicações com o público

A ferramenta permite criar um hub de comunicação com o público, ou seja, uma série de informações para que os participantes se sintam mais engajados. Um exemplo é o mapa do evento, com destaque dos locais mais importantes, orientação para convidados e indicação de atividades. 

Além de oferecer uma opção interessante aos convidados, o mapa pode ser disponibilizado online, evitando a impressão e gastos com folhas de papel.

No mapa, é importante indicar locais como saídas de emergência, localização de portas com dobradiça para porta corta fogo e presença de dispositivos de combate a incêndio, para que os convidados e participantes saibam como agir, em caso de acidentes ou ocorrências inesperadas.

O hub de comunicações também pode incluir personalização de agendas dos participantes, fornecimento de dados de palestrantes, carregamento e compartilhamento de arquivos.

Organização e gestão de contatos

Uma dica para quem está organizando um evento é ter um site para armazenamento de informações. Atualmente, os softwares de gestão permitem a integração de websites com formulários online, onde é possível armazenar informações de contato e, assim, disparar conteúdos automatizados.

Vale lembrar que essas ferramentas são totalmente seguras, portanto, os participantes têm a certeza de que suas informações pessoais não serão levadas ao público. Isso assegura a credibilidade do evento e, mais do que isso, colabora com o gerenciamento de listas, tornando a tarefa muito mais prática e rápida.

Credenciamento e controle de acesso

Grande parte dos eventos corporativos necessitam de credenciamento de participantes e palestrantes, mesmo para pessoas que irão trabalhar no local. 

Por exemplo, uma fábrica de estruturas metálicas que apresentará seu produto precisa credenciar seus participantes. Nesse sentido, o software de gerenciamento de eventos permite o controle dinâmico dos credenciamentos, além de oferecer várias opções de crachás para os participantes, com formato e design personalizados. 

Em alguns casos, é possível oferecer QR Codes aos participantes , com acesso direto pelo celular.

Interações e experiências

Uma forma de transformar o evento em algo extraordinário ao público e aos participantes é oferecer experiências de interações, por meio de plataforma de eventos online e aplicativos para eventos. As ferramentas de gestão de eventos permitem a concretização desse recurso, através de uma tecnologia de ponta.

Assim, imagine o lançamento de uma nova empilhadeira elétrica retrátil. Caso exista um aplicativo de interação com os convidados, demonstrando o funcionamento da máquina, em uma interação online, seria uma experiência mais assertiva. 

Claro que, tudo irá depender dos objetivos e metas do evento, daí a importância de ter um bom plano de ações, para saber quais recursos aplicar.

Outra maneira de permitir o engajamento do público é por meio de enquetes e pesquisas de opinião que podem ser feitas diretamente no aplicativo, em tempo real. 

Assim, finda uma palestra, a ferramenta pode pedir aos participantes para responderem algumas perguntas sobre o palestrante, o conteúdo abordado e o que estão achando do evento. Essa é uma maneira de ter informações preciosas, que irão orientar os próximos eventos.

Para enriquecer ainda mais, os fóruns também são ótimos recursos de interação. Eles permitem que os participantes se conheçam online, além disso, o organizador de eventos pode acompanhar as discussões e perceber possíveis problemas no decorrer do evento e as estratégias que deram certo.

Portanto, investir em tecnologia de softwares é mais do que ter uma boa gestão de eventos corporativos. É ampliar as possibilidades aos participantes, oferecendo recursos inovadores, dinâmicos e práticos, que influenciarão positivamente no sucesso da confraternização do evento recorrente.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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