Posted on December 12, 2018

5 Dicas para reuniões e almoços corporativos

Em algumas épocas do ano os eventos corporativos começam a tomar espaço nas agendas. Mas nem só de cardápio vivem as reuniões e os almoços corporativos. O responsável em organizar toda a logística para o encontro acontecer sabe bem a dificuldade em orquestrar cada detalhe para que tudo dê certo, seja em um evento de menor ou de maior porte, seja em um encontro mais formal ou descontraído.

Preparamos para você algumas dicas importantes para montar toda a estrutura de um almoço ou de uma reunião corporativa de sucesso, além de  ideias diferentes e criativas para o seu evento que deixarão seus convidados satisfeitos da entrada ao cafezinho.

1. Lembre-se das restrições alimentares

Quando for montar o cardápio de seu encontro, seja uma reunião corporativa que demanda um coffee break, seja um almoço mais complexo, é preciso pensar nas restrições alimentares de alguns convidados. Por isso, siga um cardápio mais clássico. Para um coffee, petiscos sem farináceos ou leite podem ser incorporados aos demais. Para o almoço, é sempre bom oferecer, ao menos, dois tipos de proteína animal, ou seja, uma carne e um peixe, e, ainda, uma massa. De sobremesa, aproveite para mesclar doces em compotas com frutas e um pudim ou mousse mais elaborada.

2. Save the Date e RSVP para eventos corporativos

Esses dois termos estrangeiros são muito frequentes na organização e produção de eventos e querem dizer, respectivamente, uma mensagem de lembrança de que o evento acontecerá e um pedido de confirmação do convite. O mais interessante é que, hoje em dia, com as tecnologias para eventos corporativos, é possível enviar tanto Save the Date quanto RSVP pelo whastapp ou por aplicativos para eventos.  

3. Logística para eventos corporativos

Cardápio definido, convites enviados, presenças confirmadas. Agora é preciso pensar em como montar toda a estrutura para que dê tudo certo no grande dia. Articule meticulosamente a logística dos fornecedores. Você deve ter em mente quem chegará primeiro, como será a decoração (pequenos vasos de flores do campo são sempre bem-vindos e trazem frescor), como será o serviço (o tipo de serviço varia de acordo com a formalidade do evento e com o número de convidados,  podendo ser à francesa, à americana, à brasileira ou à inglesa), como será a distribuição de lugares às mesas – esse ponto, aliás, é muito importante, já que negócios serão feitos e as pessoas precisam se conectar conforme o objetivo do encontro – e se haverá apresentação formal dos participantes. Nesse sentido, contar com um profissional de eventos pode lhe ajudar na recepção e encaminhamento dos convidados aos seus lugares. Mesmo para eventos pequenos, esses detalhes trazem um charme especial e demonstra preocupação com seu convidado.

4. Nós viemos aqui para comer ou para conversar?

Embora o almoço corporativo permita uma certa descontração, os convidados precisam manter o foco de que o encontro é, na verdade, uma oportunidade de negócios. Além disso, cumprir o tempo programado para as atividades do evento corporativo é fundamental, visto que todos têm outros compromissos ao longo do dia. Assim, seguir algumas orientações pode facilitar para que o objetivo do evento seja cumprido. Antes de começar o serviço, é importante que passem a pauta do que será discutido. Mesmo em um evento corporativo pequeno essa ação alinha todos a respeito do que será abordado ao longo do encontro. É interessante que, em um evento de maior porte, um profissional seja responsável por produzir uma ata, que deverá ser compartilhada com todos os presentes. Essa ata pode ser enviada por email, whatsapp ou pelo aplicativo de eventos.

5. Convide uma atração

Uma atração musical discreta pode ser um diferencial e uma inovação para a reunião de negócios. Isso porque a música deixará o ambiente mais leve, sem tirar a atenção do que realmente importa. Um conjunto de jazz ou um cantor solo trazem harmonia para o encontro. Ao final, o objetivo do evento foi cumprido e todos terão se divertido, esperando um convite para as próximas edições de um almoço e reunião de negócios de sucesso!

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