Posted on August 2, 2018
Comunicação interna é a que se destina aos funcionários dentro de uma empresa, com o objetivo de integrar a equipe, prover informações relevantes e construir uma cultura organizacional. Na organização de um evento, uma boa comunicação interna passa a ser fundamental para que ocorra o mínimo de imprevistos possível e para que os participantes tenham boas experiências. É necessário manter os colaboradores e os parceiros informados e engajados, evitar ruídos de comunicação e fomentar a cultura da empresa.
Dentre as diversas formas possíveis de realizar a comunicação interna, a tecnologia tem ganhado força. Aplicativos e plataformas têm auxiliado na comunicação e no espírito colaborativo das equipes, possuindo funcionalidades integradas e facilitando o trabalho cotidiano dos organizadores através da automatização das atividades relativas aos eventos.
Mas qual a diferença entre uma plataforma focada na gestão de eventos e as mais famosas plataformas de comunicação interna? Abaixo, vejamos como funcionam as soluções apresentadas por Slack, Facebook, Microsoft, Google, Salesforce e InEvent, as suas vantagens e desvantagens, e entenda qual a melhor opção para a gestão do seu evento.
O Slack e a revolução da Comunicação Interna
O Slack é um software que permite que equipes se comuniquem por mensagens de texto ou chamadas de vídeo, além de possibilitar a troca de arquivos. Podendo ser acessado tanto por sua plataforma web quanto por seus aplicativos (desktop e mobile), ele é utilizado por gigantes como eBay, Adobe, Salesforce, Spotify e The New York Times.
No Slack, além de estabelecer conversas 1:1, é possível criar canais para diferentes projetos ou grupos de usuários, como, por exemplo, um canal para produtores e outro para profissionais de marketing, além de um canal off-topic para descontração. Algumas vantagens do Slack, relacionadas ao chat, são poder personalizar mensagens, editar ou excluir mensagens já enviadas, reagir às mensagens com emojis e fazer comentários através de threads, independente da conversa principal.
No que diz respeito às integrações, o Slack tem estado à frente dos seus concorrentes. Trello, Google Drive, Dropbox, SoundCloud, Youtube, Hangout, Asana, Twitter e Zendesk são apenas alguns dos nomes.
Prós
- O Slack possui uma gama enorme de integrações que facilitam o gerenciamento de tarefas e a organização de documentos entre as equipes.
- Ele oferece um plano gratuito para que você possa testá-lo, sem limite de usuários, mas com o limite de 10 mil mensagens trocadas. Após ultrapassar o limite, os planos custam entre US$ 80,00 e US$ 150,00 por usuário, por ano.
- Além da comunicação interna, o Slack permite a criação de canais com outras empresas, o que alguns dos seus concorrentes não permite.
Contras
- O Slack não tem versão em português e nem aplicativo para Windows Phone.
Facebook Workplace, uma rede social corporativa
Em uma reunião anual de acionistas da Starbucks, o CEO Kevin Johnson contou uma história: um gerente de loja compartilhou no Fabebook Workplace um post sobre uma bebida que ele viu no Instagram e passou a vender. Após o compartilhamento, outros gerentes passaram a também vender aquela bebida, tendo um bom feedback do público. Rapidamente, a bebida foi adicionada oficialmente ao menu da Starbucks. Segundo Johnson, algo que levaria semanas, ou meses, aconteceu muito antes graças ao Workplace.
A grande diferença do Facebook Worplace, em concorrência com o Slack, é que ele funciona como uma rede social onde apenas os funcionários de uma empresa podem ver as publicações dos outros com o objetivo de promover uma gama de vozes mais ampla. Ele é um produto focado no mobile e acredita que boas ideias podem vir de qualquer lugar, possibilitando, inclusive, a conexão com trabalhadores que nunca tiveram um e-mail, como, por exemplo, alguns funcionários em fábricas.
Apesar da mudança de cores – a versão corporativa é cinza e não azul – o Workplace é bastante semelhante ao Facebook usual, com Feed de notícias central, facilitando a sua inserção nas empresas. Ele também conta com a sua ferramenta de mensagens, work chat, vídeo chamadas 1:1, criação de grupos, possibilidade que uma equipe se comunique com equipes de outras empresas e vídeo streaming. Além disso, ele traz funcionalidades extras para equipes de TI, como um painel de analytics, recursos de logon e autenticação de dois fatores.
No fim de 2017, o Facebook confirmou que o Workplace estava sendo usado por 30 mil empresas no mundo, como Danone, Booking.com, Starbucks, Oxfam e Walmart. Um ano antes eram apenas 1 mil empresas. As organizações sem fins lucrativos e as instituições educativas podem utilizar o Workplace de forma gratuita.
Pros
- Inicialmente o uso do Workplace é gratuito por três meses.
- O seu preço é menor do que os dos seus principais concorrentes, como o Slack, custando US$ 3 mensais por funcionário para empresas com até mil usuários, US$ 2 para empresas entre 1.001 e 10 mil usuários e apenas US$ 1 para empresas com mais de 10 mil usuários.
- Uma interface já amplamente conhecida. Até 2020 a geração dos millennials representará uma porcentagem muito maior da força de trabalho mundial, o que possivelmente dará vantagem ao Facebook sobre os seus concorrentes.
Contras
- O Facebook não tem uma tradição de relações corporativas, precisando de tempo para construir credibilidade em sua base de clientes. Segundo Craig Le Clair, Vice-presidente da Forrester, algumas empresas têm se desvencilhado do Workplace após o período de testes devido a termos e condições inflexíveis que indicam uma falta de maturidade em acordos empresariais.
- Apesar de ter integrações com alguns dos principais serviços corporativos do mundo, facilitando o compartilhamento, a visualização e a organização de arquivos – Office, One Drive, Salesforce, Dropbox, Bluejeans –, o Worplace ainda deixa a desejar, em comparação com os seus concorrentes, na variedade de integrações suportadas.
A Microsoft reune o Teams e o Yammer
A Microsoft também apresentou a sua proposta para concorrer com o Slack, o Microsoft Teams, já presente em 200 mil organizações em 181 mercados e em 39 idiomas para clientes comerciais com planos Office 365. A grande aposta da empresa é exatamente esta, o fato de que o Teams é parte integrante do Office 365, produto amplamente adquirido pelo meio corporativo com mais de 120 milhões de usuários. Entre as empresas de destaque que usam a o Teams estão Macy’s, NASCAR, Navistar, Technicolor e General Motors.
Operando em Windows, Mac, Android, iOS e navegador web, o Microsoft Teams também auxilia o trabalho em equipe através de reuniões em grupo, threads e trocas de mensagens privadas. Além das integrações do Office 365 – Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI e Delve –, o Teams também possui integração com serviços e aplicações de terceiros. O Skype também está integrado, possibilitando videoconferências, assim como Twitter, Trello, SurveyMonkey e Github. E tudo é apoiado pelo Microsoft Graph, que permite recursos avançados de Inteligência Artificial (IA).
Pros
- A Microsoft tem ampla penetração no mercado corporativo através do pacote Office 365 e poupa muitas empresas de ter que adquirir outro aplicativo para a comunicação interna. O Slack, por sua vez, precisa ser assinado por fora, como um serviço complementar.
- A sua usabilidade é bastante intuitiva, facilitando a criação de canais ou equipes, e é possível personalizar o espaço de trabalho.
- É possível recuperar itens excluídos por até 30 dias.
Contras
- Não suporta acesso de convidados externos, como por exemplo, um cliente para um projeto específico.
- Como não é um aplicativo independente, está obrigatoriamente vinculado à aquisição do Office 365* e aos seus preços: Office 365 Business Premium (US$12.50 por mês, por usuário), Office 365 Business Essentials (US$5 por mês, por usuário), Office 365 Enterprise E1 (US$8 por mês, por usuário), Office 365 Essentials E3 (US$20 por mês, por usuário) e Office 365 E5 (US$35 por mês, por usuário).
* Em Julho de 2018 a Microsoft anunciou uma versão gratuita do Microsoft Teams, objetivando concorrer com a versão gratuita do Slack, suportando até 300 pessoas.
Além do Teams, tentando abranger a fatia de mercado relativa às redes sociais corporativas, na qual o Facebook Workplace tem se destacado, a Microsoft possui o Yammer. Integrado completamente ao Office 365, com ele é possível trocar informações com colegas de trabalho e acompanhar o status de projetos.
O Yammer é uma rede social que possui uma interface semelhante a do Facebook e traz muitas das suas funcionalidades, o que é uma vantagem na adaptação dos usuários. Podendo também ser utilizado em dispositivos móveis – iOS, Android e Windows Phone -, ele possibilita a criação de grupos, chat 1:1, suporta hashtags e é possível dar acesso à pessoas externas, sejam de empresas parceiras ou fornecedores.
A Salesforce possui o Chatter
O famoso sistema utilizado para gerenciamento de clientes (CRM), com foco em vendas, conta com a sua própria ferramenta de comunicação interna, o Chatter. Disponibilizado gratuitamente para quem já possui conta na Salesforce, o Chatter é uma rede social corporativa que oferece uma série de possibilidades como a formação de grupos, o compartilhamento de documentos e integração com outras redes sociais.
Podendo também ser acessado por mobile, os colaboradores podem compartilhar ideias e opiniões, fomentando o caráter colaborativo. É possível, por exemplo, receber atualizações sobre o andamento de qualquer documento, seja pdf, .ppt ou .doc e acompanhar o ciclo de vida de uma solicitação do cliente ou de uma perspectiva de vendas.
A desvantagem do Chatter é o preço, por estar vinculado ao Salesforce, cujo valor varia entre US$ 25 à US$ 300 por usuário ao mês. Desta forma, as empresas maiores têm mais a ganhar com a sua implementação do que as de pequeno porte.
A Google aposta no Hangouts Chat
Para concorrer no mercado de aplicações baseadas em chat, a Google lançou em 2018 a sua aposta, o Hangouts Chat. Ele poderá ser acessado tanto por navegadores quanto por aparelhos móveis, com suporte para iOs e Android. O Hangouts Chat é capaz de receber até 8 mil usuários em cada sala e conta com o uso de Inteligência Artificial (IA) para automatizar as suas tarefas, como no agendamento de salas e na busca de arquivos.
Como um dos fatores de sucesso desse tipo de produto é o seu ecossistema, além dos recursos nativos, o desafio que a Google enfrenta no momento é fazer com que os seus colaboradores criem extensões terceirizadas. Ela também lançou em abril de 2018 uma plataforma de criação de chatbots para permitir que mais empresas criem as suas próprias integrações.
No seu lançamento, o Hangouts Chat já contava com Zero, Egnyte, Zoom.ai, Trello, Jira, Wrike, Salesforce, entre outros. Do mesmo modo que o Microsoft Teams está ligado ao Office 365, o Hangouts Chat se integra ao G Suite, com aplicações como Calendar, Sheets, Slides, Hangout Meet, Drive e Google Docs.
E por que utilizar uma plataforma focada na gestão de eventos?
É importante ressaltar que plataformas de comunicação interna e plataforma de gestão de eventos possuem objetivos diferentes e não é produtivo confundi-las. Enquanto as plataformas de comunicação interna – chat ou redes sociais –, desempenham excelentemente a função de fomentar a colaboração entre equipes, dinamizando os processos de trabalho e podendo auxiliar a organização do seu evento, as plataformas focadas na gestão de eventos vão além.
Uma plataforma de gestão de eventos consegue reunir todas as informações e tarefas específicas para a organização de um evento em um único lugar. Com ela é possível: simplificar processos administrativos, de interação e de engajamento; reunir todas as informações sobre orçamento e fornecedores, facilitando o controle de gastos; promover ações de marketing; gerar conteúdo personalizado; coletar dados e medir o ROI; promover uma comunicação multicanal com os participantes; fomentar o Networking; divulgar os patrocinadores; agilizar o credenciamento e o controle de acesso.
Uma plataforma como a da InEvent é desenvolvida e atualizada constantemente a partir do feedback dos seus usuários, organizadores de eventos. Ela é pensada para simplificar o gerenciamento de treinamentos, eventos, viagens e comunidades, conectando todos os seus stakeholders. A InEvent tem parcerias com alguns gigantes como Twitter, Marketo, Microsoft, SAP, Salesforce e já atendeu clientes que confiaram em suas soluções como Coca-Cola, Amazon, Santander, Bosch, Bayer, KPMG, Honda, DowDupont e Carrefour.
As vantagens da Plataforma da InEvent:
- Além da comunicação interna da sua equipe, você pode enviar aos participantes informações de transporte, hospedagem e o QR Code para credenciamento, que podem ser consultadas através do celular.
- Você pode facilitar o networking entre os participantes através do uso de um app exclusivo do evento, onde eles poderão conversar uns com os outros.
- Você pode criar múltiplas interações únicas como lembretes de agenda, que podem ser acessados offline, pesquisas de opinião, enquetes com notificações via push, notificações automáticas ao final de cada atividade e. dinâmicas de Q&A durante as palestras. Além disso você tem a oportunidade ainda de promover os seus patrocinadores através de múltiplos canais – anúncios, banners, listas, mapas, branded apps, telas de splash, etc.
- Seus convidados podem ser adicionados em uma lista segura para registro e confirmação de RSVP e você pode enviar, através de mensagens SMS ou através do sistema de e-mail marketing, convites aos convidados e obter confirmações. Após o registro inicial eles ainda podem acessar o chatbot inteligente para tirar dúvidas.
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