Posted on July 25, 2018

Como a tecnologia influenciou o mundo dos eventos nos últimos 10 anos

“Uma logística perfeita, tinha que funcionar o transfer, tinha que dar tudo certo com os vouchers do hotel, o home list tinha que estar perfeito, a chegada no hotel e o check in sem problemas. Dentro do evento uma boa cenografia, a comida maravilhosa…”.

Estas eram, segundo Ney Neto, Diretor de Digital e Inovação da MCI Group, as principais demandas para a realização de um evento de sucesso há dez anos. Na época, ainda não se discutia o uso da tecnologia em eventos.

Hoje, na era da Inteligência Artificial e da Internet das Coisas, vivemos uma revolução digital. Em consequência, o setor de eventos tem se adequado a esta realidade. A tecnologia tem sido cada vez mais entendida como ferramenta que proporciona conforto, praticidade, agilidade e coleta de dados qualificados.

Organização de Eventos: o que mudou na prática?

Um momento importante na mudança do pensamento sobre tecnologia para eventos foi quando surgiu a possibilidade do uso de aplicativos. Inicialmente, mesmo diante das sugestões dos organizadores de eventos, os clientes ou não tinham a intenção de usar a tecnologia ou não possuíam rubrica orçamentária para ela.

Com o passar dos anos, a necessidade de utilizar um app personalizado para o evento aumentou, mas ele ainda era visto apenas por suas funcionalidades no momento do evento, contendo agenda, alguma pequena função interativa e, às vezes, lista de participantes.

Atualmente, é comum os briefings de clientes apresentarem a demanda por inovação. A tecnologia passou a ter outros propósitos. Os aplicativos, por exemplo, influenciados pelo aumento do uso das redes sociais nos últimos anos, precisam ser formadores de comunidades, atuando no pré-evento, durante o mesmo, e no pós-evento, possuindo feeds de engajamento e chats, promovendo interações como curtidas e comentários. Isto faz com que os organizadores tenham cada vez mais cuidado com o branding do evento.

A logística do pré-evento tem sido otimizada com soluções tecnológicas. Todo o processo de chegada e credenciamento dos participantes é realizado de forma mais fluída e com menos filas, através de totens com leitura de QR Code ou reconhecimento facial

O uso de aplicativos também auxilia em uma nova esfera do pós-evento. Os apps proporcionam uma extensão do evento através do digital, provendo os participantes com conteúdos suplementares que são postados durante semanas após ele acontecer. Além disso, com a coleta de dados realizada durante o evento, é possível realizar um mapeamento da jornada do participante, otimizando e qualificando as próximas ações.

A sustentabilidade nos eventos

Uma das mudanças positivas trazida pelas práticas digitais em eventos foi uma maior sustentabilidade, fazendo com que os custos de produção diminuíssem. Um case sustentável de sucesso foi o Encontro Anual Santander, o maior evento corporativo da América Latina, onde boa parte do material impresso foi substituído por informações digitais através do app do evento, fazendo com que o aplicativo fizesse ainda mais sentido no orçamento.

Nos últimos 10 anos a inserção da tecnologia nos eventos passou a auxiliar não apenas no planejamento logístico, mas também na absorção do evento por parte do participante, no que tange desde a afirmação da marca até um maior engajamento através de experiências únicas.