Posted on April 11, 2017

Tecnologia para eventos: 5 dicas que vão tornar sua organização mais prática!

As soluções tecnológicas estão cada vez mais presentes no gerenciamento de eventos! Neste artigo descrevemos em quais fases da organização do seu evento você pode usar a tecnologia como aliada!

1- Venda de inscrições online

Diversas tecnologias para eventos surgiram com o objetivo de facilitar a vida de organizadores e participantes! Na correria dos dias atuais, muitos não possuem disposição para realizar as inscrições em pontos de venda e acabam optando pela compra online.

A internet é uma ótima solução para atingir cada vez mais participantes. Com uma plataforma que possibilite vender inscrições virtualmente você tem um grande aliado à logística de vendas! O participante tem a comodidade de fazer a compra onde e quando quiser! Garantindo a presença no seu evento através de alguns cliques, sem o trabalho de se deslocar até um ponto de venda.

As vantagens para a organização são muitas! É possível mensurar de forma simples o impacto do evento, analisar e criar uma média do número de pessoas que irão comparecer através das vendas efetuadas. Isso pode ser importante para atualizar o orçamento e organizar os gastos do seu evento!

A melhor parte de usar esse tipo de tecnologia para eventos é conseguir informações dos seus participantes! Ou seja, você pode montar uma lista de contatos e usá-la quando for organizar uma nova edição!

Dependendo dos dados que você solicitar na inscrição, você pode saber se são estudantes ou profissionais já formados, a instituição de ensino que estão vinculados, a faixa etária, entre outras informações que podem ajudar muito na hora de construir suas estratégias de marketing e atrair mais participantes ao seu evento.

2- Divulgue!

A maioria das pessoas consomem conteúdos online! Como uma parte do seu público certamente estará na internet, você deve utilizar a tecnologia para eventos que ajudem na divulgação!

Mas como encontrar as pessoas certas para participarem do seu evento? Com uma ótima divulgação do seu evento!

Na maioria das redes sociais, é possível promover o seu evento através de um anúncio pago! Na hora de criar a campanha para anunciar, você pode direcionar as informações como cidade, idade, interesses, entre outros, aumentando cada vez mais a efetividade do anúncio.

E porque não usar a rede social mais famosa do mundo para divulgar o seu evento? O Facebook permite que você crie eventos e quando um usuário se mostra interessado ou confirma presença, automaticamente é feito um compartilhamento dessa informação no feed para os amigos da pessoa!

Ou seja, isso acaba sendo uma forma de divulgação e, consequentemente, mais pessoas irão visualizar essa publicação e poderão acessar o seu evento!

3- Tenha um hotsite do seu evento

Um HotSite nada mais é do que uma página destinada a uma marca, produto, serviço ou ideia publicada em um domínio na internet. A diferença de um site para um hotsite (também conhecido como mini site ou micro site) é identificada pela finalidade de uso.

O hotsite tem uso promocional, período específico de publicação e não é a página principal de uma empresa na internet. E é por isso que é perfeito para o seu evento!

Existem plataformas de gestão de evento que criam esse tipo de site, depois que seu evento está cadastrado na plataforma! Muito legal esse tipo de tecnologia para eventos, não é?

O conteúdo de um hotsite é mais objetivo! O foco do HotSite é voltado para a “conversão”, então nele você pode receber as inscrições, disponibilizar a programação do seu evento e colocar informações sobre os palestrantes, entre outras coisas!

4- Interaja com os participantes mais facilmente

Com ajuda da tecnologia, você pode tornar a comunicação entre os participantes e a organização mais eficaz! Existem plataformas online que permitem a notificação dos participantes de forma simples! Sem precisar enviar e-mails individualmente, poupando seu tempo e trabalho!

Todos os participantes cadastrados no seu evento estarão em um só lugar e você poderá usar essa lista de contatos para informar sobre possíveis alterações nos eventos! Tudo de forma simples, em uma única tela

Com esse tipo de tecnologia para eventos, a troca de informações passa a ser mais rápida e, como consequência, as dúvidas são resolvidas mais precisamente.

5 -Automatize o envio de certificados e trabalhos

Muito eventos, tais como simpósios, palestras, minicursos e congressos, disponibilizam certificados no fim do evento! A impressão desses certificados gera um custo muito alto dependendo da quantidade de participantes. Em alguns eventos, além de certificados, possuem submissão de trabalhos a serem avaliados, apresentados e publicados.

Você já pensou em utilizar a tecnologia como aliada nessas tarefas? Se sim, provavelmente você tornou os certificados digitais e teve que disparar e-mails individuais para cada participante, acertei? E provavelmente todo o envio de trabalhos era feito por e-mail, congestionando a caixa de entrada!

Sabia que existe uma forma ainda mais fácil de emitir certificados ao final do seu evento? Através da tecnologia, você apenas precisa configurar os tipos de certificados e as informações que deverão aparecer! Pronto, o sistema personaliza as informações e emite um certificado para cada participante.

Quanto aos trabalhos, existe tecnologias para eventos que realizam submissão e que tornam o envio de trabalhos mais prático pro avaliador, organizador e autor!

6- Utilize uma plataforma adequada para seu tipo de evento!

A Even3 é uma plataforma destinada exclusivamente a organização de eventos técnicos e científicos. Com ela é possível vender as inscrições online, criar um hotsite, enviar mensagens e certificados sem ter muito trabalho! Show, não é? Vale a pena testar e utilizá-la na próxima vez que for realizar um evento deste tipo.

Para complementar, utilize tecnologias para eventos que integrem todas as etapas da organização. Todas essas facilidades só aumentam satisfação do seu público.

Tem outras ideias? Outras soluções em tecnologia para eventos? Então deixe seu comentário!