Posted on September 14, 2016

[ATUALIZAÇÃO] Escolha da locação deve considerar as novas tecnologias para eventos

Uma das primeiras tarefas na agenda dos responsáveis pela organização de eventos é a seleção do espaço. Considerada uma das tarefas mais importantes, a escolha da locação deve levar em conta diversos fatores como localização, segurança… Atualmente, também é necessário avaliar se o local possui infraestrutura capaz de suportar toda a tecnologia necessária para o uso de aplicativos, transmissão de vídeos, apresentações em 3D…

Como a locação de espaços consome cerca de 23% do orçamento na organização de eventos, dentro de um movimento anual de R$ 209,2 bilhões (dados de 2013), nem é preciso destacar a importância de fazer a escolha correta.

Esses dados fazem parte da última pesquisa oficial sobre o mercado de organização de eventos – II Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos do Brasil – realizada em 2013 pelo Sebrae em parceria com a Associação Brasileira de Empresas de Eventos (ABEOC Brasil)

A pesquisa também apontou que o setor representava na época 4,32% do PIB da economia brasileira. A pesquisa anterior sobre esse mercado, feita em 2002 com dados de 2001, avaliou que a renda anual da indústria de eventos foi de R$ 37 bilhões naquele ano.

Segmento MICE garante lucratividade

Mais recentemente, um estudo da Caio Calfat Real Estate Consulting, realizado em 2016, apontava a lucratividade dos centros de convenções projetados para feiras, congressos e seminários de pequeno e médio portes.

Segundo o estudo, o chamado segmento MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions), focado em eventos de pequeno e médio porte, movimenta cerca 30 bilhões de dólares por ano em todo o mundo.

Há 10 anos o Brasil é um dos 10 principais destinos de eventos no mundo, segundo o ranking do ICCA (International Congress and Convention Association). Na lista mais recente, de 2014, o Brasil ocupava a décima posição, sendo que, nas Américas, o país estava em segundo lugar, atrás apenas dos Estados Unidos.

Em termos de retorno financeiro, os espaços multifunção para eventos de porte pequeno ou médio revelam-se atrativos. O estudo da Caio Calfat mostra que os preços cobrados pelos empreendimentos do gênero na cidade de São Paulo, apenas para locação do maior espaço disponível, variam entre 5 mil reais e 24,5 mil reais.

Esse valor equivale a um preço médio de 24,83 reais por m². Em 2013, segundo a pesquisa realizada pelo Sebrae, o preço médio do m2 era de R$ 11,26.

O mapa do básico

Voltando ao que você deve estar atento, o espaço selecionado pela equipe da organização de eventos deve ser de fácil acesso e oferecer segurança. Os organizadores também devem facilitar a chegada de todos os participantes, indicando hotéis próximos e entregando itinerários personalizados pelo aplicativo do evento. Esse acompanhamento começa pela viagem, e cada participante recebe informações de tudo o que importa para a viagem: confirmação de voo, reserva de quarto e detalhes sobre como chegar no evento.

Novas demandas

Eventos agora são sinônimo de experiências personalizadas e inovadoras. Ainda que fundamental, o encontro face a face entre participantes e palestrantes ou convidados não é mais o único atrativo do evento, que pode dispor de diversas tecnologias para transmitir informações, favorecer a interação e compartilhar conhecimento. Por conta disso, a organização de eventos agora inclui ter atenção especial a alguns itens:

• Mais Internet – sinal de wi-fi intermitente ou com baixa velocidade de upload e download não é mais admissível em qualquer evento, de qualquer porte, em qualquer lugar. Contrate um provedor de serviço de internet que tenha capacidade técnica, experiência e bom nome no mercado. Boa parte da comunicação entre participantes, palestrantes e patrocinadores agora depende de conexão, com envio de mensagens para o aplicativo do evento, captura de leads via beacons, gerenciamento de informações e dados…
• Vídeo – a gravação e/ou transmissão ao vivo de eventos também é um item que veio para ficar no setor. O espaço selecionado pela equipe de organização de eventos deve dispor de condições adequadas, como locais para instalação de telas de grandes proporções para projeções, ponto de iluminação e de microfones.
• Autorização para voo de drones – a fotografia foi alçada a um novo patamar com o uso de drones, que fornecem uma visão única de todos os tipos de evento. Além da fotografia, os drones também podem ser usados para oferecer um fator “WOW” ao evento. Muitas equipes responsáveis pela organização de eventos já estão contratando empresas que criam um verdadeiro ballet nos céus com os drones