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Como as novas normas do GDPR interferem na segurança de dados no segmento de eventos

Posted on 05/07/2018

Esse artigo serve apenas para fins informativos e não para aconselhamento legal para a sua empresa.

Profissionais que atuam no segmento MICE, ou de eventos de forma geral, têm como nunca tiveram em nenhum momento da história acesso a diversas ferramentas de tecnologia e marketing para eventos. Assim como as novas tecnologias para o marketing e relacionamento em eventos possibilitam um universo de interações, inteligência e novas oportunidades, o acesso aos dados de empresas e pessoas também ficou mais simples (inclusive mais suscetível a violação da lei).

 

Em um mundo com mais oportunidades de transformar e levar eventos para a era digital, é preciso entender a importância da segurança na coleta e armazenamento de dados.

 

O que é GDPR?

A regulamentação GDPR, traduzida para português como RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) é uma regulamentação da Comissão Europeia para reforçar os direitos fundamentais dos cidadãos na era digital que será aplicável a partir de 25 de maio de 2018.

Para ler na íntegra o documento oficial sobre a proteção de dados da Comissão Europeia, clique aqui.

Com a nova regulamentação, cidadãos europeus terão mais direitos em relação a proteção dos seus dados pessoais. Por isso, as organizações terão que seguir as regras estabelecidas pela comissão para garantir a proteção dos dados desses cidadãos.

 

Por que é importante?

As normas do GDPR têm aplicação para todos os cidadãos europeus independente de onde estiverem. A não ser que você bloqueie o acesso de europeus ao seu site ou aos seus eventos, a norma se aplica a sua empresa também.

Em um mundo globalizado é relevante ter o conhecimento destas normas e utilizar serviços e produtos para os seus eventos que estejam de acordo com as normas estabelecidas pela Comissão Europeia.

 

Impacto do GDPR em Eventos

Nos eventos, a nova regulamentação muda forma como os organizadores de eventos decidem que dados são coletados dos participantes por meio de formulários e aplicativos. Também, como esses dados são usados e, por último, compartilhados com outras organizações como expositores, agências, patrocinadores, entre outros.

Alguns detalhes para tomar cuidado com a segurança da informação dos participantes do seu evento:

  • Dê a opção para o(a) participante marcar seu o consentimento no envio de informações em formulários;
  • Evite compartilhar listas de contato por e-mail ou em planilhas;
  • Preste atenção em que informações as pessoas envolvidas na organização do evento têm acesso;
  • Não deixe documentos importantes jogados por aí. As listas de participantes impressas por exemplo não devem ficar sem uma pessoa responsável.

A lista de cuidados continua. Ela se estende a área de TI, legislativa, operações e todas as pessoas da empresa que tiverem acesso aos dados dos participantes.

 

No fim, o que importa é a confiança entre a sua empresa e os participantes dos eventos

Para seguir as normas do GDPR, o profissional de eventos terá o desafio de continuamente estar atualizado em relação aos dados que possui dos participantes, palestrantes e outras empresas envolvidas:

  • Qual a origem dos dados dos contatos;
  • Se o contato deu o consentimento no envio dos dados;
  • Em quais sistemas os dados estão armazenados;
  • Qual a última vez e para que os dados foram usados;
  • Se os dados foram compartilhados com terceiros;
  • Se a empresa está fazendo todo o possível para estar de acordo com as normas do GDPR e para manter os dados de seus contatos seguros.

Mesmo que essa norma não seja aplicável para outras cidadanias, mostrar que você sabe lidar com dados de forma transparente e segura, conquistará a confiança dos participantes de eventos e empresas envolvidas no processo.

 

Utilizar as soluções e tecnologias para eventos que estejam de acordo com as normas da GDPR é super importante. Clique aqui para ler sobre o posicionamento da InEvent em relação ao assunto.

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