Como reduzir custos com o gerenciamento de eventos corporativos?
Autor Convidado: Copastur
Eventos corporativos são excelentes ferramentas para que empresas melhorem a imagem e o relacionamento com os públicos interno e externo. No entanto, eles podem implicar em custos consideráveis, caso não sejam controlados da forma correta.
Para que isso não aconteça, é necessário realizar o gerenciamento de eventos corporativos com seriedade. Afinal, é traçando planos e estratégias para os encontros que se garante o sucesso da ação e a satisfação dos envolvidos. Por isso, listamos alguns passos importantes para que sua empresa e os parceiros acertem no gerenciamento de eventos. Confira!
Empresas de sucesso precisam padronizar processos e criar diretrizes para a atuação de seus colaboradores, assim como definir regras para o acionamento de fornecedores e parceiros. Esses mesmos passos também precisam ser aplicados no gerenciamento de eventos corporativos, evitando que os encontros sejam organizados de forma improvisada.
O primeiro passo para alcançar esses objetivos é a criação de uma política de eventos corporativos. Trata-se de um documento que detalha todas as etapas de um encontro empresarial — desde a pesquisa de fornecedores até as diretrizes para a escolha dos funcionários que estarão envolvidos direta ou indiretamente no projeto.
Lembre-se que a política de eventos corporativos deve ser um documento institucional e, portanto, deve ter regras gerais. Uma boa maneira de elaborá-lo, portanto, é respondendo perguntas como:
- Qual a frequência dos eventos na empresa?
- Quem são as pessoas que autorizam a realização do evento e quais aprovam os valores a serem investidos?
- Qual é o tempo mínimo de antecedência para solicitar os eventos — internamente e para os fornecedores parceiros (discriminado por tipo e tamanho de evento)?
- Qual política de escolha de fornecedores será usada? A empresa vai homologar vários fornecedores estratégicos/chave?
- Quais são as fontes de receita dos vários tipos de eventos, e o limite do orçamento para eles?
Tenha um calendário para realizar múltiplas compras
Quem quer economizar precisa se planejar: identificar o quanto antes datas importantes para que sua empresa realize eventos corporativos é a melhor forma de prever custos e estruturar o uso de recursos empresariais ao longo do ano.
Por isso, faça um calendário de eventos com datas preferenciais para a realização de eventos. Procure evitar feriados, datas festivas ou momentos de alta temporada para o turismo. Afinal, os valores de transporte, alimentação e locação de espaço têm seus valores majorados nesses momentos.
Encontros empresariais anuais, como grandes convenções, também podem ser previstos com uma antecedência considerável, permitindo que a empresa se organize de antemão.
O planejamento antecipado também permite que a empresa concentre os seus gastos em múltiplas compras, reduzindo o custo total. Ou seja, sua empresa pode contratar um bufê para todo o ano de uma única vez e, assim, conseguir um belo desconto.
Tenha flexibilidade na escolha da data e do local
Não há dúvidas de que contar com um calendário de eventos corporativos ajuda a empresa a visualizar todas as ações que serão realizadas em um longo período, permitindo a gestão correta de recursos financeiros e humanos.
No entanto, sempre haverá imprevistos: a empresa pode precisar organizar um treinamento de emergência para corrigir uma falha grave nos processos, fechar um contrato inesperado que precisa ser comemorado ou mesmo identificar uma oportunidade de workshop para os gestores da empresa na última hora.
Para lidar com esse tipo de situação, utilize a sua política de eventos corporativos: ela também deve listar quais fornecedores podem ser acionados em prazos mais curtos, quais colaboradores serão empenhados na tarefa, o orçamento que pode ser utilizado em situações emergenciais e até as datas preferenciais a serem escolhidas.
Aproveite taxas especiais para hospedagem e voos
Para que um evento corporativo aconteça, é preciso acionar uma série de fornecedores e parceiros externos. Escolher esses parceiros é uma tarefa delicada, que deve levar em conta não apenas os custos diretamente envolvidos, mas também o grau de confiabilidade e até a afinidade do parceiro com a política e a cultura da sua empresa.
A tarefa, portanto, começa com uma pesquisa de mercado por diferentes fornecedores, a qual deve ser registrada em um banco de dados com informações como preços, formas de pagamentos, política de entrega e controle de qualidade.
Empresas que realizam evento recorrentes podem contratar fornecedores por valores fixos, em uma modalidade conhecida pelo termo flat fee: a sua empresa paga um valor mensal fixo para um fornecedor, por exemplo, e tem o direito de utilizar o serviço regularmente durante o ano. Ou seja, além de reduzir custos, a empresa passa a contar com maior previsibilidade de gastos.
Lembre-se de que parcerias também podem ajudar a reduzir custos ou até mesmo gerar receitas. Procurar patrocinadores, por exemplo, é uma alternativa para garantir a viabilidade econômica de um evento. Realizar eventos junto a empresas afinadas com o seu projeto também pode ser uma maneira inteligente de dividir (e reduzir!) os custos.
Mantenha o registro de gastos e análise a evolução dos custos ao longo do tempo
Nós já falamos que planejamento é a chave de um bom gerenciamento de eventos corporativos. Vale lembrar que os planos da empresa devem levar em conta o seu histórico de ações, já que, dessa forma, é possível avaliar quais tipos de ação vem sendo realmente efetivas e quais necessitam de ajustes.
É essencial, portanto, que a empresa mantenha um banco de dados com os custos de cada evento e que esses gastos sejam organizados de acordo com sua origem, como pagamento de serviços, aluguel de espaços ou transporte de convidados.
Com os dados do passado, sua empresa tem as informações necessárias para ajustar a sua política de eventos agora e melhorar os resultados futuros. Lembre-se de que esse ciclo de aprendizagem não deve parar e, portanto, elabore relatórios posteriores a cada evento, para facilitar a consulta dos gestores quando necessário.
Fique de olho no histórico de ausências
Pouco adianta todo o planejamento de um evento se, no dia marcado, os convidados não aparecerem. A abstenção em eventos corporativos é um problema grave, já que compromete o investimento da empresa e pode até desgastar a sua imagem.
Por isso, tenha um registro do nível de comparecimento nos encontros empresariais e identifique quais tipos de evento têm mais apelo junto ao público interno e externo. Vale lembrar que uma grande participação só é possível com ações de divulgação e marketing efetivas.
Pensando nisso, tenha métricas de avaliação das suas campanhas de marketing voltadas para eventos corporativos e identifique, por exemplo, quais canais são mais efetivos na hora de chamar a atenção do público: pode ser o jornal interno para funcionários locais ou mesmo redes sociais para a atração de clientes e parceiros.
O gerenciamento de eventos corporativos é fundamental para que sua empresa tenha sucesso nos encontros empresariais, tanto na conquista do público-alvo como na preservação de uma boa saúde financeira. Portanto, continue se informando sobre o tema! Assine nossa newsletter e receba as novidades do blog em primeira mão: é rápido, fácil e grátis!
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