Posted on December 4, 2018

Organizando agenda e o tempo: Como estar em dia com os prazos na gestão de eventos

Estar em dia com todos os processos necessários para um evento é um dos principais desafios de quem lida com gestão de eventos em sua rotina. Acompanhar o andamento dos fornecedores, quais seus contatos, ter controle de budget, preocupar-se com convites e confirmação de presença são algumas das atividades que requerem organização de tempo e gerenciamento de agenda.

Por isso, preparamos um passo a passo para auxiliar na produção e na gestão do seu evento, para que tudo dê certo e para que você tenha um evento de sucesso.

Antes de tudo, é preciso pensar na gestão do tempo. Tudo funcionará como em uma orquestra, na qual você tem o controle da batuta. Fornecedores, convidados, equipe, parceiros, todos têm o momento certo de entrar em cena. Assim, estar em dia com os prazos da produção do evento é fundamental para você conseguir articular as etapas sem perder nenhum detalhe.

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Contar com uma equipe coesa para a organização de eventos é muito importante. Além de ter todos bem envolvidos e alinhados quanto às informações e ao andamento de cada etapa, fazer uma distribuição de tarefas que seja pertinente com cada perfil e realizar o acompanhamento por meio de uma planilha para eventos poupará esforços e gastos desnecessários. Certifique-se que as responsabilidades estão claras para cada um e esteja sempre disponível para auxiliar sua equipe. Essa é uma dica básica, mas fundamental para que cada um entenda a importância de seu papel e que você está atento a tudo o que está acontecendo.

Gerenciando as etapas de um evento: no que devo prestar atenção?

É preciso ficar atento aos prazos de cada etapa da organização de um evento. Organize-se para saber exatamente quando os passos devem ser dados para que você não pule ações importantes  nem se esqueça de nada. Um bom planejamento de evento é importante para que tudo esteja no andamento certo, na hora certa. Algumas dicas que você pode aproveitar são: confira se os participantes receberam os convites, se os fornecedores estão com o serviço confirmado, se  espaço está adequado, se a equipe está com suas atividades dentro do previsto. Um ponto que deve-se destacar é o ambiente externo. Haverá algum grande evento no mesmo dia, nas proximidades? Isso pode atrapalhar o fluxo de início do seu evento e comprometer toda a pauta que você havia programado. Se o evento for realizado em um ambiente externo, confira a previsão do tempo. Alguns sites indicam a previsão com até 3 meses de antecedência.

Sabemos que mesmo um evento de pequeno porte, como um almoço ou jantar corporativo, exige planejamento e organização para que tudo saia conforme o esperado e contar com a tecnologia faz diferença na hora de acompanhar tudo o que precisa acontecer. Além de uma planilha, na qual pode-se inserir todas as informações importantes, o uso da tecnologia para eventos corporativos é um diferencial para a gestão de eventos.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão do seu evento?

Algumas plataformas para eventos oferecem desde integração de planilhas, para que todos os dados estejam acessíveis aos responsáveis, gestão de budget, até gestão dos convidados e de RSVP.

Além disso, também é possível o uso de mensagens de celular para envio de informações, lembretes e save the date, o que facilita na hora de você ter controle sobre as primeiras etapas da organização do evento. Uma plataforma de eventos como a da InEvent oferece soluções para eventos corporativos de ponta-a-ponta, reunindo tudo que os organizadores precisam em um só lugar.

Para o andamento do evento é possível contar com planilhas, formulários e automatização de agendamentos. Tudo para que você tenha controle e otimização do tempo para se dedicar a cada um dos pequenos detalhes. E como são esses detalhes que farão o sucesso do seu evento, seja ele de pequeno porte, de médio ou de grande porte, você também pode enviar um email de agradecimento e um formulário de críticas e sugestões. Tudo para que, na próxima oportunidade, você já tenha as informações necessárias para produzir sempre eventos de sucesso.