7 passos para medir o sucesso do evento corporativo
No fim de todo o processo, quando você calcula o sucesso do evento, o quanto ele ajudou – de verdade – o seu negócio a decolar?
Quando as empresas medem o sucesso do evento realizado por elas, devem considerar uma série de fatores. O primeiro é a adoção de uma escala que pode te ajudar a realizar eventos maiores e ainda melhores.
Saiba mais abaixo:
1. Defina o sucesso do evento a partir do perfil, objetivo e as expectativas em torno do resultado
Uma vez que a decisão por realizar um evento está definida, você já pode estabelecer qual será a próxima etapa, ou seja, o objetivo do seu evento. A seguir, algumas opções:
- Gerar leads qualificados
- Vendas para potenciais clientes
- Estabelecer sua marca no mercado
- Fidelizar o cliente (ou melhorar o relacionamento com o cliente)
No momento em que você começar a analisar os dados de sucesso do evento, volte imediatamente a esse briefing que foi gerado, preferencialmente ao lado do seu cliente. Todo bom briefing contém a perspectiva anterior ao evento e qual foi o cenário gerado no fim das contas.
O branding
Os profissionais de marketing e o organizador de evento geralmente têm essa dúvida: meu evento contará com a marca da organização, a marca do patrocinador ou marca própria? A boa notícia é: você não precisa escolher apenas uma opção. Veja o caso do Inbound, do Hubspot. O evento é enorme (mais de 20 mil participantes por edição) e tem uma personalidade própria. Ainda assim, todo o material de marketing de eventos, como o website, comunica claramente que ele é organizado pela Hubspot. Além disso, mais de 60 patrocinadores foram atraídos para nomear as atrações, salas e palcos do evento.
2. Defina seus objetivos e transforme-os em KPI
Obrigatoriamente, seu evento tem um objetivo principal, como vimos acima. Você não precisa se limitar a um só, mas esse planejamento vai dar a você e a todo o seu projeto um forte senso de direção a ser seguido. Para uma abordagem orientada por dados, estabeleça proporções e números claros para monitorar, a partir dos seus objetivos. Pode ser, por exemplo: vender 5.000 ingressos; garantir 5 grandes coberturas de veículo de mídia; ou até gerar 10.000 leads qualificados.
Veja ainda:
Convidados/visitantes
Venda de ingressos – Número de ingressos vendidos.
Downloads de aplicativos – Número de pessoas que baixaram o aplicativo do seu evento.
Proporção real de visitantes / compras – Número de visitantes que compareceram ao evento dividido pelo número de visitantes na edição anterior.
Engajamento
Mensagens trocadas dentro do evento – Número de interações entre participantes do evento, expositores e patrocinadores.
Interação em pesquisa de satisfação – Número de pessoas que responderam aos seus questionários.
Menções oficiais de hashtag – Número de postagens de mídia social que fizeram menção ao seu evento.
Agilidade operacional
Check-in e credenciamento – tempo médio gasto por cada visitante na fila da porta do evento para obter uma credencial e check-in no local do evento
Pontualidade das atividades: quantos atrasos não começaram no tempo previsto e a duração média dos atrasos.
3. Cotas de patrocínio e ROI
A receita do patrocínio conquistado no evento pode alcançar 10x a quantia gerada na venda de ingressos. Ou seja, angariar patrocinadores é uma ótima estrategia para seu evento corporativo. E, em troca disso, os patrocinadores do evento querem visibilidade. Eles escolheram o seu evento como um meio de fortalecer o posicionamento entre o seu perfil de visitantes. Isso significa, literalmente, que eles querem que sua marca fique o mais visível possível a esses visitantes. Destacar os valores e a responsabilidade social da marca do patrocinador também pode ser interessante.
ROI e Receita
Retorno sobre investimento: este é o ponto-chave para medir o sucesso de um evento. Para cada gasto, você precisa provar que ele vai voltar multiplicado. Quanto mais orçamento disponível você receber, mais ROI você precisa trazer. Então, como você pode garantir isso? Esse é um dos tópicos que você vai definir quando estruturar o que é sucesso para o seu evento. Confira:
Cota de patrocinadores
Definir cotas e vendê-las é, basicamente, outro projeto dentro do projeto. Primeiro, lembre-se que, se não está documentado, não é um projeto, é só uma ideia. Por isso, tenha suas cotas definidas e claras quando oferecê-las a um patrocinador.
- Quantas cotas você tem?
- Quanto cada uma vai custar?
- Onde a marca será exibida?
- Essa cota vale para os ambientes digitais também?
- Cotas Master incluem exclusividade?
Ao prospectar e agendar encontros com possíveis patrocinadores, o melhor argumento que você pode levar é a validação de um trabalho anterior. Isso inclui provar que seu time fez um bom trabalho ao escolher o melhor palestrante para o seu evento, além de números e cases de clientes potenciais da sua empresa.
4. Roi do Evento (Retorno sobre o Investimento)
Os KPI’s existem pra te ajudar a fazer dinheiro.
Descreva uma meta precisa de despesas orçamentárias para qualquer ocasião. Certifique-se de que o seu briefing foi bem compreendido por você e pelo seu cliente. Em outras palavras: conheça exatamente quais serviços seus contratos incluem. Você não quer ter um lixo entulhando o seu evento, por exemplo, porque os contratos de cenografia não incluíram a remoção de resíduos ao desmontar seus equipamentos. Lembre-se que nenhuma empresa investe enormes quantias de dinheiro em eventos nenhum motivo. Os líderes estão bastante conscientes do poder dos eventos – desde que possam medir o seu sucesso final. Além disso, tenha em mente os seguintes faores:
- Custo individual – Custo total do evento dividido pelo número de participantes.
- Despesa real esperada – São as despesas totais do evento divididas pelas despesas esperadas. Não é incomum ter despesas acima das previsões, mas definir um limite adicional para isso também (por exemplo, 10-20%).
- Custo por lead (CPL) – Custo total do evento dividido por leads gerados. Neste momento, você precisa definir parâmetros para estabelecer leads qualificados. Nome e email são essenciais. Mas se você pretende obter informações mais detalhadas, a maneira correta de fazer isso é durante os processos de emissão de bilhetes ou de credenciamento. Certifique-se de que você tem algo valioso para oferecer (prêmio, presente, desconto, etc), caso queira investigar seus leads ainda mais.
- Custo por Aquisição (CPA) – Custo total do evento dividido pelo número de visitantes pagantes e vendas realizadas dentro do evento.
- Fornecedores – Custos totais com fornecedores, como alimentos e bebidas, audiovisual, local, palestrantes, etc.
5. Escolha os canais de comunicação ideais
Os canais são a maneira como você se comunica com o público e monitora o comportamento. Antes do evento, o email marketing ainda é o canal favorito de 40% dos organizadores de eventos. É mais barato e garantido para alcançar todo o seu público. Os cliques e as taxas de abertura devem ser sempre medidos – é assim que você tem uma ideia aproximada de quem realmente deseja participar da ocasião. E durante o evento, as notificações por push no aplicativo provaram ser muito mais rápidas e eficientes.
• Email – Melhor ferramenta para começar a se envolver antes mesmo do evento. Fique de olho nas aberturas e taxas de clique
• Notificações push do aplicativo de eventos – Comunicação ágil e mais eficiente durante o evento.
• Boca a boca – Através do relacionamento pessoal
• Mídia social – Divulgue as mídias sociais para causar buzz
6. Expectativa x Satisfação real
Isso é válido tanto para participantes quanto para patrocinadores.
• NPS – Net Promoter Score – É provavelmente a metodologia mais completa e confiável para obter feedback hoje em dia. Leia nosso artigo dedicado sobre o NPS e comece a usá-lo imediatamente.
• Pesquisas pós-evento – Embora o NPS seja mais quantitativo, eficiente e facilmente aceito pelos entrevistados, os formulários de feedback pós-pesquisa são qualitativos, o que também é importante. Eles oferecem a oportunidade para os participantes descreverem em detalhes como foi a experiência.
7. Benchmarking e informações centralizadas
Você só pode corrigir os problemas que são identificados. Assim como você só pode melhorar o que você faz no benchmark. E, neste momento, você sabe que as listas de verificação, os quadros orçamentários e os cronogramas são seus melhores amigos. Ponto final. Mas você os tem no mesmo lugar, de forma centralizada? Esses dados só são compreendidos por você ou é algo que poderia ser melhor compartilhado com qualquer parte interessada?
A centralização pode não parecer favorável quando se trata de liderança e gerenciamento de equipes. Mas se o assunto é informação, é totalmente o contrário: quanto mais você centraliza, melhor para a sua ação. Você precisa de uma “sala de controle” para tomar as melhores decisões.
Melhore o gerenciamento de riscos e mantenha o funil de vendas em mente. 80% dos profissionais de marketing concordam que o Live Marketing é crucial para que todo o projeto funcione. 31% deles concordam que os eventos são o canal mais importante para atingir as metas de negócios. Freqüentemente, envolve dezenas de eventos durante o mesmo ano fiscal.
Não é pouco dinheiro para ser jogado fora, portanto, um software de gerenciamento de eventos múltiplos integrado e holístico é fundamental para atingir as metas de negócios.
Mantenha a mesma estrutura e aperfeiçoe seus processos. É vital ter uma ferramenta que possa comparar seu desenvolvimento em todo o seu portfólio de eventos – digamos, todo ano – para ter uma comparação clara e acompanhar seu progresso com olhos de águia.
Lembre-se que eventos corporativos têm de poder levantar marcas e organizações do chão. Organizadores de Eventos e Profissionais de Marketing que desenvolvem uma estratégia holística, incluindo a definição do que significa sucesso, frequentemente têm obtido ótimos resultados e crescimento escalável.
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